Vedtaget på den ordinære generalforsamling den 30. maj 2015.
Opdateret på ordinær generalforsamling d. 15. april 2018 og 28. april 2024.

§ 1 Navn og hjemsted

Klubbens navn er MX-5 Club Denmark. Klubbens hjemsted er Danmark.

MX-5 Club Denmark er opdelt i en Øst og en Vest region, hvor Storebælt skiller.

§ 2 Formål

Klubbens formål er at fremme interessen for og kendskabet til de af Mazda-fabrikkerne producerede MX-5 biler og kommende efterfølgere.

§ 3 Indmeldelse

Optagelse i klubben sker ved henvendelse til en medlemsadministrator udpeget af klubbens bestyrelse. 
(Det kan gøres via formularen på hjemmesiden under menupunktet Klubben | Indmeldelse.)
Som medlemmer kan optages personer, firmaer eller foreninger o.lign., som er ejer af eller er interesseret i MX-5 biler.

Bestyrelsens flertal kan nægte optagelse af medlemmer. I så tilfælde har den pågældende medlemssøgende ret til at forlange spørgsmålet forelagt af bestyrelsen til prøvelse på førstkommende ordinære generalforsamling.

§ 4 Kontingent og udmeldelse

Kontingenter, gebyrer m.v. fastlægges hvert år på generalforsamlingen gældende for det efterfølgende år.

Kontingentet opkræves inden udgangen af februar måned.

Bestyrelsen fastlægger de nærmere retningslinier for kontingentindbetalingen, herunder for hvilken periode der eventuelt kan betales delvist kontingent.

Bestyrelsen kan fastsætte særlige medlemsvilkår for hjemmeboende familiemedlemmer, studerende samt, under forudsætning af gensidighed, for medlemmer af andre organisationer eller foreninger.

Udmeldelse kan ske skriftligt til medlemsadministratoren.

Såfremt et medlem ikke har betalt sit kontingent efter et af bestyrelsen fastlagt rykkerforløb, betragtes medlemmet som udmeldt.

Ved genindmeldelse inden for et år efter faktisk udmeldelse skal det forfaldne kontingent incl. evt. gebyrer m.v. betales.

§ 5 Eksklusion

Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, såfremt vedkommende efter bestyrelsens opfattelse har vist sig ikke at være værdig til medlemskab, eller har overtrådt klubbens regler. Beslutningen skal vedtages i bestyrelsen med simpelt flertal.

En eksklusionsbestemmelse kan altid kræves prøvet på førstkommende ordinære generalforsamling.

Hverken bestyrelse eller generalforsamling er forpligtet til at motivere deres beslutninger. 

Bestyrelsen kan midlertidigt udelukke et medlem fra retten til at deltage i klubbens arrangementer, der involverer kolonnekørsel. Denne mulighed kan benyttes, hvis bestyrelsen vurderer, at medlemmet - på grund af sygdom eller andre forhold - ikke er i stand til at føre bilen på betryggende vis, og at medlemmets deltagelse derfor vil gøre turen utryg for andre deltagere. Beslutningen skal vedtages af bestyrelsen i enighed.

Et forbud mod at deltage i kolonnekørsel kan altid kræves prøvet på førstkommende ordinære generalforsamling.

§ 6 Æresmedlemmer

Bestyrelsen kan til generalforsamlingen foreslå udnævnt æresmedlemmer, som så kan blive kontingentfrie medlemmer.

§ 7 Bestyrelsen

Det regionale arbejde, der fortrinsvis består af ture, arrangementer, sociale arrangementer mv., ledes af en kontaktperson i hver region.

Der stilles af bestyrelsen rammebudgetter til rådighed for regionerne, der fordeles efter medlemstal. Regionerne disponerer frit over rammebudgettet.

Hvert andet år på generalforsamlingen vælges der i ulige år en formand samt en kontaktperson og en suppleant til hver region, som forestår regionens arbejde. Hver region stemmer på sine kandidater. Kontaktpersonerne indgår også i den landsdækkende bestyrelse.

Hvert andet år i lige år vælges en regnskabsfører, og et bestyrelsesmedlem. Således at bestyrelsen består af 5 personer. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær.
Ved forfald af formanden indtræder næstformanden i dennes sted, i øvrigt indtræder regionernes supplelanter ved forfald.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer deltager. I tilfælde af stemmelighed afgør formandens, eller i dennes fravær, næstformandens stemme udslaget.
Bestyrelsens primære opgave er at sørge for det landsdækkende fungerer. I den forbindelse skal der sikres det fornødne samarbejde på tværs af regionerne, herunder at medlemmerne frit kan deltage i ture og arrangementer overalt i landet.

Der skal forefindes en generalforsamlingsbesluttet forretningsorden for regioner og bestyrelsen, der nærmere beskriver opgaver og organisering.

§ 8 Regnskab og revision

Klubbens regnskabs- og virkeår løber fra den 1. januar til den 31.december.

Regnskabet skal før den ordinære generalforsamling være revideret af en blandt medlemskredsen uden for bestyrelsen valgt revisor.

Revisoren og revisorens suppleant vælges på generalforsamlingen for 1 år ad gangen.

§ 9 Formue

Klubbens formue anbringes efter bestyrelsens bestemmelse i anerkendte pengeinstitutter og bør søges gjort rentebærende i videst muligt omfang.

§ 10 Ordinær generalforsamling

§ 11 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen eller når mindst 20 af de stemmeberettigede skriftligt stiller krav herom med angivelse af dagsorden.

Såfremt de begærende ønsker dette skal den ekstraordinære generalforsamling afholdes senest 4 uger efter, at begæringen herom er fremsat.

Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske med mindst 1 uges varsel efter reglerne i § 10 stk. 3.

Dagsordenen skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent.
3. Indkomne forslag.
4. Eventuelt.

Reglerne for afholdelse, stemmeberettigede, afstemninger m.v. følger i øvrigt reglerne for ordinær generalforsamling.

§ 12 Ændring af vedtægter m.v.

Til ændring af klubbens vedtægter samt til optagelse af æresmedlemmer kræves mindst 2/3 majoritet af de afgivne stemmer på generalforsamlingen.

§ 13 Opløsning af klubben

Til opløsning af klubben kræves mindst 3/4´s majoritet blandt samtlige klubbens medlemmer. Er 3/4 ikke til stede på generalforsamlingen, kan bestyrelsen senest 30 dage efter indkalde til en ny generalforsamling hvor opløsningen kan vedtages med 3/4 af de tilstedeværende stemmer.

Ved opløsning af klubben vedtager generalforsamlingen, hvem klubbens formue skal tilfalde.

§ 14 Tegningsregler

Klubben forpligtes ved underskrift af de 3 bestyrelsesmedlemmer i forening. Klubformanden kan påtegne budgetlagte udgifter til betaling hos regnskabsføreren.

Klubbens bestyrelse kan meddele enkelte klubmedlemmer bemyndigelse til at indgå forpligtigelse inden for på forhånd af bestyrelsen bevilligede rammer. En sådan bemyndigelse skal fremgå af bestyrelsens mødereferater.
Regnskabsfører udbetaler beløb fra klubbens konto, når de er anvist enten af bestyrelse, klubformand eller af de regionale kontaktpersoner.

Klubben hæfter kun for sine forpligtelser med den klubben til enhver tid hørende formue.

Bestyrelsen kan ikke uden generalforsamlingens samtykke stifte gæld, hvorved forstås, at klubbens likvide beholdning til enhver tid skal overstige klubbens gæld, hvad enten denne skyldes lånegæld, leverandørgæld, skyldige omkostninger eller lignende. Der påhviler ikke klubbens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse.

§ 15 Tvister

Klubbens medlemmer skal stedse i deres færden optræde på en sådan måde, at klubbens mål og virke ikke bringes i miskredit.

Ingen klubanliggender kan gøres til genstand for behandling ved de almindelige domstole. Klubbens generalforsamling er klubbens eneste og højeste myndighed.

Såfremt der opstår strid mellem medlemmerne om fortolkningen af nærværende vedtægter, og denne ikke løses efter mægling foretaget inden 30 dage fra tvistens opståen, kan et medlem forlange tvisten afgjort ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen om indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling, alene med fortolkningsspørgsmålet på dagsordenen.

Vedtaget på den ordinære generalforsamling den 30. maj 2015.
Opdateret på den ordinære generalforsamling den 15. april 2018.

Indledning

Regionernes- og bestyrelsens nærmere opgaver og organisering, som vil ændre sig over tid, er beskrevet i denne forretningsorden, der kan ændres ved simpelt stemmeflertal på en generalforsamling, når der er behov for ændringer.

Forretningsordenen skal ses i sammenhæng med vedtægterne og beskriver de nødvendige opgaver og den organisering, som er nødvendig for bestyrelsens og regionernes arbejde.

For bestyrelse og regioner gælder det, at alle bestyrelses- og tillidshverv er ulønnet, og der gives kun tilskud til de billigst mulige rejseudgifter. Kørsel afregnes efter statens regler efter den lave takst.

Bestyrelsens opgaver og organisering

Med opdelingen af regioner er bestyrelsens opgaver først og fremmest at tage sig af de landsdækkende aktiviteter som bl.a. omhandler at:

• Fremme medlemmernes interesse for indsamling og bevarelse af alle former for historisk og teknisk materiale vedrørende MX-5 bilerne og i muligt omfang oprette fortegnelse over sådanne materialer
• Afholde eller støtte landsdækkende arrangementer herunder ordinær generalforsamling
• Have en medlemsliste og kartotek til brug for bestyrelsen
• Søge at fremme og etablere venskabelige bånd mellem klubbens medlemmer og andre MX-5 interesserede
• Sørge for kontakter til andre MX5 klubber i udlandet
• Fordeling af budgettet i en rammebevilling til region øst og region vest efter medlemstal, hvor bestyrelsen følger op på, at der fremlægges fyldestgørende regnskab også for regionerne på generalforsamlingen for det afholdte kalenderår
• Sikre at der er en Webmaster og i øvrigt i samarbejde med denne udvikle hjemmesiden og sikre, at den fungerer efter hensigten med oplysninger om klubbens aktiviteter
• Sikre at regnskabsføreren eller en af bestyrelsen udpeget medlemsadministrator varetager den daglige medlemsadministration med ind- og udmeldelser, og udarbejde status, når bestyrelsen ønsker det
• Sikre at der er en rimelig kassebeholdning, og at kontingent og budget over flere år balancerer, og at der indkræves fælles kontingent for hele landet

Bestyrelsesmedlemmer må ikke have firmainteresser i salg, markedsføring eller reparation af MX-5ere inkl. tilbehør.

Bestyrelsen kan indkalde tillidsrepræsentanter, suppleanter, andre medlemmer eller udenforstående til deres møder. Disse har ikke stemmeret på mødet.

Bestyrelsesmøder er generelt lukkede møder men bestyrelsen kan invitere medlemmer og suppleanter med i det omfang det skønnes nødvendigt.

Almindelige habilitetsprincipper skal følges i bestyrelsens arbejde.

Der føres referat over bestyrelsens møder.

Regionernes opgaver og organisering

Kontaktpersonen sørger i hver region for:

• At der i regionerne hvert år afholdes minimum et planlægningsmøde i slutningen af året, hvor medlemmer inviteres til at deltage. På mødet kan alle komme med forslag og idéer til kommende ture og arrangementer for det næste år.
• Det er kontaktpersonernes opgave at koordinere og sørge for at regionens rammebevilling anvendes bedst muligt til arrangementer..

Det kommende års program i regionen udarbejdes på grundlag af dette og offentliggøres i kalenderen på hjemmesiden.
Planlægningsmødet har først og fremmest til formål:

• At sørge for udvikling af ture og arrangementer
• At indhente forslag fra medlemmerne til det kommende års ture og arrangementer. Hvis det er hensigtsmæssigt, at nedsætte undergrupper til arbejdet.
• At koordinere det kommende års ture og arrangementer herunder også teknikarrangementer
• På baggrund af ovennævnte at disponere et forslag til rammebevilling for det kommende års ture og arrangementer. Denne anvendes også som budget i starten af året, indtil den kan blive endeligt vedtaget på generalforsamlingen.

Planlægningsmødet kan suppleres med et budgetmøde i starten af året, hvis det skønnes hensigtsmæssigt.

Endvidere kan der oprettes regionale arrangementsgrupper, som følger op på ture og arrangementer og holder kontakt til arrangører og ildsjæle. Alle, der ønsker det, kan deltage. Forudsætningen er dog, at man ønsker at gøre et stykke konkret arbejde. Teknikgrupperne vil være en naturlig del af dette.

Vedtaget på den ordinære generalforsamling den 30. maj 2015.